Principios para la creación del equipo online pro – Monográfico

Por Daniel Álvarez Lamas

Gracias por sus aportaciones a Andrea Caride, Jaime Martínez, Pablo López, Domingo Valhondo, Francisco Lamilla, Javier González y Terry McLean

 

Las ballenas no están solas. Viajan por todo el océano, a cientos de kilómetros unas de otras, pero unidas por su canto, que llena de armonía los mares de todo el planeta.

«Las videoconferencias no sustituyen a los viajes. Faltan las pausas para el café que son fundamentales: permiten contagiar ideas.»

Ivan Krastev. Filósofo.

¿Cómo lograr que el equipo online se convierta en un viaje vibrante con toda su riqueza de conexión y creatividad? El café tiene más importancia de lo que parece. Una consultora muy experta me contó en una ocasión que participó en un proyecto de fusión de dos empresas exitoso, que tenía como uno de sus indicadores si las personas de las distintas procedencias conversaban en la máquina del café de la oficina. Cuando comenzaron a ver de forma habitual que hablaban personas de las dos empresas fusionadas supieron que la unión real estaba conseguida. ¿Cómo lograr esa conexión en los equipos virtuales?

Veamos a continuación, un resumen de los principios esenciales para el éxito en los equipos en remoto (también llamados virtuales, palabra poco apropiada en mi opinión), sobre todo hablando del caso de teletrabajo en casa. Estos principios buscan convertir un equipo virtual en un equipo online pro.

El líder tiene que hacer las mismas cosas de siempre, pero se va a notar mucho más si las hace bien o no.

Cuando un teletrabajador se siente aislado o desatendido, el miedo y la desmotivación prenden en él como la gasolina. Esto es lo que debemos evitar, pero el líder tampoco puede hacerse cargo de una atención continua a cada persona de su equipo ¿Cómo resolver este dilema?

El equipo de alto rendimiento (que definimos en el entorno online como “equipo online pro”) cuidará de todos sus componentes como un organismo vivo. Por ello, el líder o el coach provocarán que se genere este equipo en el entorno online, con todas las herramientas que tienen a su disposición.

Hay dos fuentes de conexión en el equipo:

• La presencia: la relación informal que surge espontáneamente de compartir el espacio físico.
• La tarea: lo que tienes que hacer en el equipo. Si no hay presencia (relación), la tarea es el principal vinculo.

Al comienzo del equipo no hay el vínculo informal, por lo que la unión podrá venir de las tareas en común, así como de sus funciones dentro del equipo. El líder pondrá atención en fomentar la relación desde el trabajo en común, hasta que los vínculos se consoliden.

En esa etapa inicial, se establecerán los hábitos para crear los vínculos (hábitos de acción, pensamiento y sentimiento). El líder tiene una labor intensa al principio de teletrabajar en equipo para crear una cultura de equipo.

En gran parte, este enfoque es COMPLETAMENTE NUEVO.

Preliminares para la creación del equipo online pro (teletrabajo en casa)

• Concentración para teletrabajar en casa:
  • Mejor menos personas pero con más dedicación. Si hay que elegir, mejor un equipo con menos personas pero con más dedicación, para que haya menos personas a las que dedicarle tiempo para motivar.
  • Dedicar un horario claro y seguro al equipo. Si se trabaja desde casa, los distractores son muchos: es fundamental definir los horarios en que se dedicará al trabajo para que sea posible concentrarse a tope. Calidad del tiempo en vez de cantidad.

Una dedicación extensiva y no concentrada es fuente de ineficacia e insatisfacción. Una dedicación acotada y con concentración es fuente de rendimiento y motivación.

Es conveniente crear una rutina de trabajo, como dedicarle un día de la semana o unas horas del día.

• El líder se asegurará de ayudar a alcanzar el equipo online pro a través de las 4 fases de creación del equipo de alto rendimiento: creación del equipo, conflicto del equipo, normativización y alto rendimiento (ver los 3 cerebros del equipo, para conocer estas etapas). Los principios que describimos en este documento son aspectos clave para lograrlo en un entorno de teletrabajo.

Las ideas que damos a continuación sirven tanto para el equipo online pro como también para cualquier colaboración online.

• ¿Es necesario un equipo para este proyecto? ¿o es suficiente con asignar tareas individualmente?

Pasar por las 4 fases del equipo para llegar al alto rendimiento y motivar a las personas requiere de una gran inversión de tiempo, de ahí que antes de comenzar es necesario valorar si es necesario crear sinergias y amplia colaboración o es suficiente con repartir tareas individuales y gestionar a las personas individualmente. A mayor tiempo, más sentido tiene esta inversión en crear un equipo de alto rendimiento.

Si quieres llegar rápido, lidera individualmente, si quieres llegar lejos, hazlo en equipo.

Principios del equipo online pro

1.    La única estrategia es la motivación, no la presión.

Si alguien no se motiva en absoluto, quiere decir que no está en su momento para un equipo online pro. El equipo no puede desarrollarse con este peso ni la persona tampoco.

Lo más habitual es que se puede trabajar la motivación con pautas claras y al calor del equipo. El líder necesitará prestar mucha atención a dar esas pautas desde el principio y dar avisos claros. Puede incluso plantearse un protocolo de incumplimientos para dar claridad desde el inicio de la flexibilidad que se puede o no permitir y las consecuencias. Este protocolo orienta desde el principio y ayuda después a tomar medidas sin que nadie lo tome como algo personal.

La motivación es la palanca y el síntoma. El líder debe darse cuenta, para cada colaborador/a de “¿Qué significa para ti estar trabajando desde casa?”:

1. Subsistir. La persona necesita sentir que no está sometida a una injusticia y que su salario le llega para sus necesidades. Si es «un momento de vacas flacas», es necesario explicarlo.
2. Relacionarse con otras personas. Esta es la “motivación de equipo”, que se divide en estos 4 focos. “¿Qué significa para él/ella trabajar en este equipo, con este jefe, en ese proyecto y con nuestro estilo de trabajo.”
3. Auto-realizarse como profesional (y como persona). Esto implica tanto aprender como poner en valor sus capacidades.
4. Ayudar a otros o a la sociedad.

Sin duda, a una persona que solo trabaja para subsistir le resulta muy difícil alcanzar el alto rendimiento. Éste se consigue a partir de alguna de las motivaciones poderosas: relacionarse, autorrealizarse y ayudar.

El líder apoya la conexión de las personas y el equipo con esas motivaciones poderosas: reconociendo cuando las siguen y orientando sus tareas hacia dichas motivaciones.

Para ello, el líder cuida de que su propia motivación nazca también de ahí. Ese es el liderazgo auténtico.

Esto es clave para superar las 4 fases de creación del equipo:

• En la creación del equipo, sobre todo se genera cohesión con las personas y en torno al proyecto.
• La confianza es la palanca y el síntoma que se pondrá a prueba en el conflicto (que siempre se dará en el camino hacia el alto rendimiento) y permitirá la creación de normas (normativización).

Para pedir las cosas… ¿presionar o motivar?

Ser duro es tan equivocado como ser permisivo.

Si la persona siente que su trabajo es significativo, deseará cumplir su parte y valorará que alguien marque el camino con orden y cariño. Podemos ser insistentes, pero siempre desde las motivaciones poderosas, no “porque te pago para eso” o “porque es tu obligación”, eso son cosas obvias que no es necesario decir y que además suelen enturbiar la relación. Seguro que, además, la persona deseará hacerlo por otras motivaciones que sí es necesario poner sobre la mesa:

• Por el bien del equipo (de las personas más que de la empresa).
• Para aprender todos
• Para crear un proyecto del que sentirnos orgullosos.

Cuando una persona empieza a hacer su trabajo por estas motivaciones poderosas parece que es una persona distinta ¿A ti no te ha pasado? De aquí surge el liderazgo ideal, el líder-coach.

Para ello, cuidar el estado es una de las prioridades del líder coach. Debe estar formado en la tolerancia a la incertidumbre y a la errática motivación humana, gestionando con sabiduría. Cuando el líder actúa “suave con la persona y firme con el problema”, se evitan conflictos personales y cada persona encuentra su cauce hacia dentro o hacia fuera del equipo.

Es decir, o se integra en el equipo y es feliz (responsabilizándose de su parte) o, tras el tiempo y protocolo oportuno, manteniendo el respeto y los límites claros con esa persona, ella acabará entendiendo que será más feliz fuera. La comunicación empática y asertiva es la clave.

2.    Hábitos y prácticas personales para tu flow

Cada miembro del equipo es responsable de su propia eficacia y felicidad: podrá construir su mejor versión mediante el auto-conocimiento y la creatividad.

El líder enfocará la atención de todos hacia esta misión individual.

Se convertirá en un work in progress o un auto-coaching sistemático, incluso con su diario. Puede incluir coaching individual.

Ver las 5 competencias para apoderarme de mi trabajo (manual del emprendimiento interno).

¿Cómo lograr trabajar mejor en tu casa que en ningún otro lugar? ¿Cómo hacerlo divertido y motivador?

1. Horarios y hábitos que hacen la vida agradable.
   • Rutinas para conectar continuamente con tu motivación poderosa (arriba señaladas).
2. ¿Cómo tendrías tu habitación si vinieran a verte? ¿Cómo te influye ese entorno a ti? ¿Cómo quieres que se vea tu ventana desde el mundo (tu cámara)?
3. Tiempo seguro: tener claro lo que vas a hacer y tener abiertas solo las aplicaciones y links para ello.

Internet invade tu mundo a través de las trampas de tu mente ávida de estímulos. Email, teléfono y links abiertos (o que se pueden abrir) son las grietas por donde se desparrama el tiempo.

3.    Construir un proceso de hábitos excelentes del equipo:

Un proceso de mejora de 3-5 sesiones (coaching equipos) para construir un manifiesto con el estilo de trabajo del equipo.

Respetar los hábitos personales para el flow y compartirlos como mejores prácticas. No poner normas sino facilitar tips de gestión eficaz como pistas de este proceso.

Paralelamente, acordaremos cómo queremos trabajar juntos. Lo cumpliremos primero por orgullo de pertenencia y de auto-estima y después se instalará porque nos sentiremos eficaces individualmente y como equipo.

4.    Reuniones adecuadas:

Dos tipos de reuniones:

• Reuniones puntuales para:
  • Construir algo importante juntos (reuniones de creatividad).
  • Explicar cosas cortas, importantes y/o emocionales,

Resto de explicaciones, por archivos de video audio o doc. Siempre de forma cuidada. Darse cuenta de cuándo es mejor enviar video y cuándo solo audio.

• Reuniones periódicas breves para actualizar avances (estilo scrum de la metodología agile). Ver en común problemas y logros es motivador. Si se hacen bien, son un eje clave del orgullo de pertenencia.

Pautas para ambos tipos de reunión:

1. Las reuniones periódicas, a poder ser, mismo día (lunes, primer viernes de mes,…) y misma hora.
2. “Todo significativo para todos”: convocar a las personas necesarias y con la duración adecuada. No es necesario convocar siempre a todo el equipo “para que lo sepan”, pues puede acabarse instalando la falta de intensidad en la reunión, la desmotivación y la ineficacia.
3. Explicar las buenas condiciones para que la reunión sea efectiva y fijar con un protocolo: ancho de banda, luz, sonido, comodidad, atención, avisar si va a haber interrupciones, video conectado, mutearse,…
4. Hacer también reuniones individuales de eficacia y de motivación, ayudando con las dificultades.
5. Todas las reuniones bien estructuradas. Las periódicas pueden funcionar bien con este esquema:
   1. ¿Cómo estás? ¿Cómo te fue?
   2. Plantear objetivo de equipo semanal (si es la reunión es semanal), recordando el objetivo más a largo plazo.
   3. ¿Qué ideas aportáis?
   4. ¿Qué harás?
6. Dar espacio a la participación de todos bien ajustada de tiempo y significativa.
7. Repartir roles: quién lleva el tiempo, quién recopila las decisiones y tareas que se van diciendo, quién coordina la reunión, quien hace seguimiento entre reuniones si es necesario,… Repartir todas las funciones que se vea que aportan al equipo.
8. Atención continua a crear relación:
   1. Creando un código de estilo humano.
   2. Espacios para hablar de cómo estamos, breves e intensos. Queremos vernos y hablarnos 🙂
9. Orden del día previo y seguimiento por email de cómo van las acciones concertadas: indicadores y tareas. Felicitar y animar como pauta.
10. El equipo podrá construir o modificar su estructura de reuniones en el proceso de hábitos excelentes en equipo.

5.    Espacio vital seguro de un equipo auténtico.

Ir construyéndolo entre todos. El Espacio Vital Seguro, tanto mental como emocional, nace de:

Procesos que dan confianza:

1. Conocerse: es bueno saber qué horario tiene cada compañero y cuál es su trabajo.
2. Construir con el equipo. El líder no dará mucha información / instrucciones, sino que irá desarrollando procesos junto a las personas responsables de cada área. Empoderará a estas personas a través de conversaciones de alto rendimiento*, que es mucho más que delegar.
3. Tareas, funciones, criterios, retos y deadlines claros.
4. Eficacia y satisfacción como reto medible. El líder puede trabajarlo con la persona a través de una rueda de la satisfacción y una rueda de eficacia de sus distintas tareas.

El arte de la relación:

1. Los anteriores procesos facilitan que las personas puedan expresarse con autenticidad.
2. Nos fijaremos especialmente en su lenguaje no verbal acústico (pausas, énfasis, etc. en la voz).
3. Educarse (el equipo) en la asertividad y la empatía como cuestiones clave a lo largo del proceso de hábitos excelentes del equipo.
4. El fin es que todos sientan que están en un entorno seguro y que pueden mostrarse como son. Jamás abandonarán un equipo como este.
5. El líder lo chequeará con contactos personales periódicos con cualquier excusa que le permita conectar con la persona. Eso sustituye los “contactos informales” que se dan en el entorno presencial. Así podrá comprenderla mejor en los momentos de conflicto o incumplimiento. Sin esto no es posible la gestión desde la motivación.
6. Crear relación es más cuestión de cómo hacemos las reuniones que de hacer reuniones con el objetivo concreto de crear relación.
7. Se pueden crear juegos sencillos que permitan compartir la humanidad de cada uno en las reuniones habituales (breve y significativo).
   • Por ejemplo: “¿Qué fue lo que más te hizo reír la semana pasada?”. “Os propongo que cada uno comparta algo que le da fuerza y por qué”, “qué te motiva del trabajo”, “cuál fue tu mejor aprendizaje”, “tu plato favorito”,… Luego se puede incluso preguntar ¿Con qué valor o cualidad te conecta (eso que has contestado)? Sé creativo, tu equipo lo estará deseando. El ser humano se une compartiendo cosas íntimas. Intimidad = unión.

1. Estos juegos pueden ser más extensos en las reuniones de creatividad para un reto concreto. Si la persona conecta con sus valores y sus cualidades, aumenta enormemente su creatividad. En esas reuniones de creatividad pueden usarse herramientas como la estrategia Disney, línea del tiempo, etc,…

 6.    Aspectos tecnológicos necesarios (para no tecnólogos):

1. Usar plataformas habituales e intuitivas. Normalmente estas plataformas no se van a conocer profundamente. Asegurar que el equipo las conoce en lo necesario e ir instruyéndoles después poco a poco si es necesario.
2. Es ideal que uno de los componentes tenga un rol de experto con capacidad pedagógica.
3. Valorar muy bien la relación esfuerzo / beneficio de cualquier cambio tecnológico. Ir añadiéndolos según necesidad, poco a poco.
4. Chequear conexión, video y audio. Buena luz de frente (crear clima cálido).

Los 5 momentos del líder tienen plena vigencia en el entorno online: son las 5 cosas que el líder debe hacer bien. Eso sí, hay que customizarlos: Gestión del cambio (incluye la creación de hábitos excelentes en equipo), conversaciones de alto rendimiento, reuniones eficaces, gestión de conflictos y gestión del estrés (incluye gestión del tiempo).

La relación entre principios agile y coaching de equipos

Ideales para combinar con estos principios fundacionales del equipo online pro

Explicado aquí: https://universos.es/principios-del-agile-y-del-coaching-para-equipos-virtuales/

1. «Procesos y herramientas útiles y puestos al servicio de los individuos y sus interacciones.»
2. «Poner procesos en funcionamiento por encima de crear documentación.»
3. “Colaboración con los demás equipos, de la empresa o externos, por encima de procedimientos rígidos y con un objetivo común” (un poquito largo 😊)
4. “Marcos del proceso e hitos claros junto al clima adecuado para extraer toda la creatividad de las personas y del equipo”.

Puedes hacer gratuitamente este curso en el Campus de Instituto Ben Pensante:

https://campus.benpensante.com/curso/liderar-y-coachear-equipos-virtuales/

Webinar interesante: cómo tratan la resiliencia en importantes empresas españolas: https://www.youtube.com/watch?v=frlPkEvdhyM