¿Qué es el Coaching con Lean? Solo equipos excelentes consiguen procesos excelentes

Orígenes

Lean: Taiichi Ohno visitó Estados Unidos tras la Segunda Guerra Mundial. Sólo un visionario como él fue capaz de anticipar las enormes limitaciones de la producción en masa que triunfaba en aquel momento. La desatención a la perspectiva del cliente y el diseño rígido del proceso de producción provocaba abundantes despilfarros y desaprovechamiento de oportunidades, además de nula flexibilidad. Este director y consultor de Toyota no imaginaba que estaba dando a luz la metodología que está sustituyendo a las ideas de Ford y Taylor: la metodología Lean.

Coaching: Entrenadores como John Whitmore y expertos en rendimiento mental como Joseph O’Connor se cuestionaron por qué la implicación y el desempeño de un mismo equipo podían cambiar de forma tan radical con la guía adecuada. Descubrieron que si el equipo no tiene responsabilidad sobre su meta y no se trabaja su autonomía y creatividad, se despilfarra su potencial. Así, en los años 70  se originó la metodología del Coaching, que se generalizó en la empresa anglosajona a partir del año 2000.

¿Qué son?

Coaching de equipos: proceso aplicado a un equipo para que consiga sus metas y convertirse en un equipo de alto rendimiento, en un ambiente donde se potencia el talento humano.

Principios:

• Se motiva al aprendizaje.
• Poniendo claridad en las metas y en las normas de funcionamiento.
• Fomentando la creatividad colectiva
• Fomentando las 3 confianzas: en la compañía, en el equipo y en sí mismo/a.
• Sin dejar atrás el ambiente cálido que esta confianza necesita.

Lean management: Modelo de gestión enfocado a la generación de fluidez en los procesos para poder entregar el máximo valor para los clientes, utilizando para ello los mínimos recursos necesarios. Se basa en la cooperación de todas las personas que participan en todo el proceso de generación de valor para el cliente.

Principios que unen a Lean y Coaching:

• Eliminar todas las actividades que no son de valor añadido y reforzar las que sí lo son, gracias a la fluidez de la comunicación y el trabajo creativo en equipo.

• Mejora continua, basada en la gestión excelente del conocimiento y la motivación de todos los participantes en el proceso de producción.

• Mentalidad «pull»: los procesos son requeridos por el cliente final, no empujados por la producción. La fluidez de la comunicación entre unidades de la empresa, la coordinación y la búsqueda sistemática de sinergias son claves para aplicarlo.

• El cliente no compra un producto con unas características determinadas, compra una solución. Si TODOS se orientan y motivan por este principio, se encuentran múltiples innovaciones disruptivas y recurrentes, imposibles para UN solo diseñador del proceso.

• Flexibilidad: la fluidez del proceso así concebido y el conocimiento del proceso por parte de las personas implicadas hace posible mejoras del producto sorprendentes sin sacrificar la eficiencia, como por ejemplo producir rápidamente una gran variedad de productos.

• Cooperación: la construcción y mantenimiento de relaciones a largo plazo con otros departamentos, con los proveedores y con aliados permite la creación de ventajas competitivas inigualables y sostenibles en el tiempo.

• El desaprovechamiento de la capacidad POTENCIAL de un trabajador o de un equipo es un despilfarro no asumible.

• La empresa es una organización viva buscando procesos que manifiesten la máxima expresión combinada de equipos y personas.

 

Presuposiciones de Coaching para el Desempeño, la Comunicación y el Desarrollo de Personas:

• El mapa no es el territorio

Cada equipo y cada persona ve la realidad de una manera distinta. La escucha y la comunicación auténtica puede unir mapas diferentes y generar soluciones de enorme valor.

El objetivo es también crear un nuevo mapa del equipo como inteligencia colectiva.

•  El significado de la comunicación es el proporcionado por el receptor

La atención máxima a lo que interpreta tanto el equipo como cada persona es la única vía para asegurarse de que hemos acertado en la comunicación.

La escucha plena y la empatía son claves para asegurarnos de que la comunicación llega al receptor y ser conscientes de cómo lo ha comprendido.

•  No hay fracasos, sólo nuevo feedback.

Cuando Edison descubrió el filamento para la lámpara incandescente después de 1.000 intentos, decía que no fueron 1.000 fracasos, sino 1.000 pruebas que le llevaron al éxito. La prueba error es la principal fuente de información para un equipo.

•  Si quieres comprender, actúa

La plena combinación de reflexión y acción es el camino del progreso. Dar pasos, sean pequeños o grandes, como resultado de la reflexión, evita la parálisis por el análisis.

• Todos los comportamientos tienen una intención positiva

Nos juzgamos a nosotros mismos por nuestras intenciones y a los demás por su comportamiento. No habría discusiones si comprendiéramos lo que motiva a la otra parte, sea por miedo, por no comprender o por buscar algo que es importante para ella. El coach pone atención a las intenciones, para corregir los comportamientos.

• El equipo tiene todos los recursos internos que necesita o puede crearlos

El porcentaje de utilización de las propias capacidades depende de la confianza que siente el equipo y la persona. Potenciar la autoconfianza y la confianza en el entorno ayuda a que la persona y el equipo manifiesten su Máxima Expresión Profesional.

La capacidad que diferencia al ser humano del resto de especies es el aprendizaje. Su despliegue depende del clima humano y técnico que el profesional y el equipo encuentre en su entorno.

• El equipo toma la mejor decisión que tiene a su alcance con los recursos de que dispone

Si conoce más cosas sobre sí mismo o su entorno o consigue nuevas capacidades o recursos más efectivos y los entrena, lo utilizará y sus decisiones cambiarán.

•  El equipo que mejor se adapta, ejerce más influencia en el sistema

No es el más fuerte ni el más listo el que se impone en la evolución, sino el que mejor se adapta. Para ello las competencias de auto gestión, emprendimiento y de comunicación son claves.

•  Es posible modelar comportamientos exitosos. Si una persona puede hacer algo, puede modelarse y enseñarse.

Transmitirse las mejores prácticas y técnicas es solo el principio. La clave es transmitir cómo cada uno entiende y siente la tarea, en un nivel de modelaje más profundo. Los modelos PNL son de gran ayuda para ello.

Un caso de éxito de Lean con Coaching: Mejora Continua y Cambio Cultural en Repsol

 Repsol está impulsando Lean Management como metodología para la Mejora Continua, porque combina la indudable potencia para conseguir mejoras con la capacidad de servir de vector  del cambio cultural que la Compañía está promoviendo.

El coaching de equipos es un elemento esencial en el diseño del despliegue de Lean Management en Repsol, porque facilita la creación de equipos de alto rendimiento, que operan con gran autonomía, rasgo distintivo de la filosofía Lean  (“Lean Thinking”). De esta forma, el coaching de equipos acelera la constitución de los equipos y asegura su consolidación en el tiempo.

Toda iniciativa Lean conlleva –como requisito- el acompañamiento de coaching de equipos, pues lo consideramos como factor crítico de éxito.

Domingo Valhondo Solano. Subdirector de Mejora Continua e Innovación de Repsol