Principios para liderar equipos virtuales

Principios para la creación del equipo online pro

Por Daniel Álvarez Lamas

Con la colaboración de Andrea Caride, Jaime Martínez, Pablo López, Domingo Valhondo, Francisco Lamilla, Javier González y Terry McLean

«Las videoconferencias no sustituyen a los viajes. Faltan las pausas para el café que son fundamentales: permiten contagiar ideas. «

Ivan Krastev. Filósofo.

¿Cómo lograr que el equipo online se convierta en un viaje vibrante con toda su riqueza de conexión y creatividad? El café tiene más importancia de lo que parece. Una consultora muy experta me contó en una ocasión que participó en un proyecto de fusión de dos empresas exitoso, que tenía como uno de sus indicadores si las personas de las distintas procedencias conversaban en la máquina del café de la oficina ¿Cómo lograr esa conexión en los equipos virtuales?. Cuando comenzaron a ver de forma habitual que hablaban personas de las dos empresas fusionadas supieron que la unión real estaba conseguida.

Veamos a continuación, un resumen de los principios esenciales para el éxito en los equipos en remoto, incluyendo casos de teletrabajo. Se trata de convertir un equipo virtual en equipo online pro.

El líder tiene que hacer las mismas cosas de siempre, pero se va a notar mucho más si las hace bien o no.

Cuando alguien se siente aislado, desatendido, el miedo y la desmotivación prenden en él como la gasolina. Esto es lo que debemos evitar, pero el líder tampoco puede hacerse cargo de una atención continua a cada persona de su equipo.

Por ello, el líder o el coach provocarán que se genere el equipo también en el entorno online, con todas las herramientas que tienen a su disposición.

Hay dos fuentes de conexión en el equipo:

• La presencia: la relación informal que surge espontáneamente de compartir el espacio físico.
• La tarea: lo que tienes que hacer en el equipo. Si no hay presencia (relación), la tarea es el principal vinculo.

Como al comienzo no hay el vínculo informal, lo que les une en principio son las tareas en común, así como sus funciones dentro del equipo. El líder pondrá atención en fomentar la relación desde el trabajo en común, hasta que los vínculos se consoliden. 

También es fuente de relación. Debemos establecer los hábitos para ello (de acción, pensamiento y sentimiento).

Todo esto es algo COMPLETAMENTE NUEVO. 

Preliminares a la creación del equipo online pro (teletrabajo)

• Mejor pocos pero con intensidad. Mejor menos personas con más dedicación, para que haya menos personas a las que dedicarle tiempo a motivar.
• Si le dedican poco tiempo, que sea seguido. Los distractores en casa son muchos.
  • Es conveniente crear una rutina de trabajo, como dedicarle un día de la semana o una hora del día. Lo de trabajar en horas sueltas es un riesgo de gran ineficiencia y de posibles retrasos, pues esas horas sueltas muchas veces no se encuentran.

• El líder se asegurará de ayudar a alcanzar el equipo online pro a través de las 4 fases de creación del equipo de alto rendimiento con los principios que aquí describimos (ver los 3 cerebros del equipo, para conocer estas etapas).
  • Estas ideas a continuación sirven para el equipo online pro y también para cualquier colaboración.

• ¿Es necesario un equipo para este proyecto? ¿o es suficiente con pedir tareas individuales?
  • Pasar por las 4 fases del equipo para llegar al alto rendimiento y motivar a las personas requiere de una inversión de tiempo, de ahí que antes de comenzar es necesario valorar si es necesario crear sinergias y amplia colaboración o es suficiente con repartir tareas individuales y gestionar a las personas individualmente. Es necesario saber el contexto de tiempo, pues a mayor tiempo, más sentido tiene esta inversión en crear un equipo de alto rendimiento.

Si quieres llegar rápido, hazlo solo, si quieres llegar lejos, hazlo en equipo.

Principios del equipo online pro

1.    La única estrategia es la motivación, no la presión.

Si alguien no se motiva, es que no está en su momento para un equipo online pro. Muchas atención desde el principio y avisos claros (puede incluso plantearse un protocolo de incumplimientos para dar claridad desde el inicio de lo que se puede o no permitir).

La palanca y el síntoma es la motivación: ¿Qué significa para ti estar trabajando desde casa?

1. Subsistir. La persona necesita sentir que no está sometido a una injusticia y que su salario le llega para sus necesidades. En ocasiones, es necesario explicar «el momento de vacas flacas».
2. Relacionarse con otras personas. Motivación de equipo: Matriz de 4 focos: qué significa trabajar… con tu equipo, con tu jefe, en ese proyecto, con nuestro estilo de trabajo.
3. Para realizarse como profesional (y como persona). Esto implica tanto aprender como poner en valor sus capacidades.
4. Para ayudar a otros o a la sociedad.

Sin duda, a una persona que solo trabaja para subsistir le resulta muy difícil alcanzar el alto rendimiento. Tú puedes ayudarle a reforzar alguna de las motivaciones poderosas: relacionarse, autorrealizarse o ayudar.

El líder apoya la conexión de las personas y el equipo con esas motivaciones: reconociendo cuando las siguen y poniendo orientando sus tareas hacia esas motivaciones.

Para ello, cuida de que tu motivación nazca también de ahí. Ese es el liderazgo auténtico.

Esto es clave para superar las 4 fases de creación de equipo:

• En el forming sobre todo se produce un proceso de creación de confianza en todas las direcciones y sentidos.
• La confianza es la palanca y el síntoma que se pondrá a prueba en el storming y permitirá el norming.

Para pedir las cosas… ¿presionar o motivar?

Ser duro es tan equivocado como ser permisivo.

Si la persona siente que ese trabajo es significativo, cumplirá su parte, deseará que alguien marque el camino con orden y cariño. Podemos ser insistentes, pero siempre desde las motivaciones poderosas, no porque “te pago para eso” o “es tu obligación”, sino:

• Por el bien del equipo (de las personas más que de la empresa).
• Para aprender todos
• Para crear un proyecto del que sentirnos orgullosos.

De aquí surge el liderazgo ideal, el verdadero coaching de equipos. Además, te conviertes en el compañero que todos quieren tener.

El líder coach debe estar formado en la tolerancia a la incertidumbre y a la errática motivación humana, gestionando con sabiduría y estado c.o.a.c.h. Actuando suave con la persona y firme con el problema, cada miembro del equipo encontrará su cauce, hacia dentro o hacia fuera del mismo. Es decir, o se integra en el equipo pro y es feliz dentro (responsabilizándose de su parte) o, tras el tiempo y protocolo oportuno y, sin dejar de sentir y mostrar aprecio y respeto por esa persona, ella acabará entendiendo que será más feliz fuera. La comunicación empática y asertiva es la clave.

2.    Hábitos y prácticas personales para tu flow

Cada miembro del equipo es responsable de la propia eficacia y felicidad: Irá construyendo aquello que le ayuda a su mejor versión mediante el auto-conocimiento y la creatividad. Será su check list para tu flow.

El líder enfocará la atención del equipo a esta misión individual.

Será un work in progress o un auto-coaching sistemático, incluso con su diario de a bordo. Puede incluir coaching individual.

Ver las 5 competencias para apoderarme de mi trabajo (manual del emprendimiento interno).

¿Cómo hacer que no trabajes en ningún lugar como en tu casa? ¿Cómo hacerlo divertido y motivador? 3 guías:

1. Horarios y comportamientos que creen hábitos (autodisciplina).
2. ¿Cómo tendrías tu cuarto si vinieran a verte? ¿Cómo te influye ese entorno a ti? ¿Cómo quieres que se vea tu ventana desde el mundo (tu cámara)?
3. Tiempo seguro: tener claro lo que voy a hacer y tener abiertas solo las aplicaciones y links para ello.
   • Internet invade tu mundo a través de las trampas de tu mente ávida de estímulos. Email, teléfono, links abiertos o que se pueden abrir son las grietas por donde se desparrama el tiempo.

3.    Construir un proceso de hábitos excelentes del equipo:

Un proceso de mejora de 5 sesiones (coaching equipos) para construir un manifiesto con nuestro estilo de trabajo, relacionado con el “check list para tu flow”.

No poner normas sino facilitar tips de gestión eficaz como pistas de este proceso.

Lo cumpliremos primero por orgullo de pertenencia y de auto-estima y después se instalará porque nos sentiremos eficaces individualmente y como equipo.

4.    Reuniones adecuadas:

Dos tipos de reuniones:

• Reuniones puntuales para construir algo importante juntos o explicar cosas cortas, importantes y/o emocionales,
  • Resto de explicaciones, por archivos de video audio o doc. Siempre medido.
  • Saber cuándo video y cuándo solo audio;
  • A poder ser, mismo día y misma hora.
• Reuniones periódicas para tener el reto de actualizar avances en reuniones breves (estilo scrum de la metodología agile). Esto motiva.

1. “Todo significativo para todos”: ajustar participantes y duración a este principio.
2. Establecer protocolos de reunión revisables, construidos entre todos: ancho de banda, luz, sonido, comodidad, atención, avisar si va a haber interrupciones, video conectado, mutearse,…
3. También reuniones individuales de eficacia y de motivación, ayudando con las dificultades.
4. Todas las reuniones bien estructuradas. Las periódicas pueden funcionar bien con este esquema:
   1. ¿Cómo estás? ¿Cómo te fue?
   2. Plantear objetivo de equipo semanal (si es la reunión es semanal).
   3. ¿Qué harás?¿Cuál es tu objetivo?
   4. ¿Qué te llevas? Notas a repartir.
5. Dar espacio a la participación de todos bien ajustada de tiempo y significativa.
6. Repartir roles: quién lleva el tiempo, quién recopila decisiones y tareas que se van haciendo, quién coordina la reunión, quien hace seguimiento entre reuniones si es necesario y todas las funciones que se vea que aportan al equipo.
7. Atención continua a crear relación:
   • Creando un código de estilo humano.
   • Actividades para lo humano breves e intensas. Queremos vernos y hablarnos 🙂
8. Seguimiento por email de cómo van las acciones concertadas: indicadores y tareas. Felicitar y animar como pauta.
9. .El equipo podrá construir o modificar su estructura de reuniones en el proceso de hábitos excelentes en equipo.

5.    Espacio vital seguro de un equipo auténtico.

Ir construyéndolo entre todos. EVS es un campo de sinergias mental y emocional que nace de:

Procesos que dan confianza:

1. Coordinar tiempos: saber lo que está haciendo cada uno y qué horario tiene.
2. Construir con el equipo. No dar mucha información / instrucciones, sino crear procesos,
3. Tareas, funciones, criterios, retos y deadlines claros.
4. Eficacia y satisfacción como reto medible. ¿Rueda de satisfacción y rueda de eficacia?

El arte de la relación:

• Los anteriores procesos facilitan que las personas puedan expresarse con autenticidad.
  • Nos fijaremos especialmente en su lenguaje no verbal acústico (pausas, énfasis, etc. en la voz) toda la información,
  • Educarse (el equipo) en la asertividad y la empatía como cuestiones clave a lo largo del proceso de excelencia.
  • El fin es que todos sientan que están en un entorno seguro y que pueden mostrar su humanidad. Jamás lo abandonarán.
  • El líder lo chequeará con contactos personales periódicos con cualquier excusa que le permita conectar con la persona. Así podrá comprenderla mejor en los momentos de conflicto o incumplimiento. Sin esto no es posible la gestión desde la motivación.
  • Crear relación es más cuestión de cómo hacemos las reuniones que de hacer reuniones con ese objetivo concreto (de crear relación).
  • Se pueden crear juegos sencillos que permitan compartir la humanidad de cada uno en las reuniones habituales (breve y significativo).
  • P. ej. “Os propongo que cada uno comparta algo que le da fuerza y por qué”, “qué te motiva del trabajo”, “cuál fue tu mejor aprendizaje”, “tu plato favorito”,… Luego podemos preguntar ¿Con qué valor o cualidad te conecta (eso que has contestado)?. Sé creativo y tu equipo lo estará deseando. El ser humano se une compartiendo cosas íntimas. Intimidad = unión.
  • Estos juegos pueden extenderse más en las reuniones de creatividad para un reto concreto. Son muy indicados en esas ocasiones para sacar cualidades y encenderse desde los valores. Incluso pueden usarse herramientas como la estrategia Disney, línea del tiempo, etc,…

6.    Aspectos tecnológicos necesarios (para no tecnólogos):

1. Usar plataformas habituales e intuitivas. Normalmente no se van a conocer profundamente. Asegurar un mínimo de comprensión y mejorarla poco a poco.
2. Ideal que uno de los componentes tenga un rol de experto con capacidad pedagógica.
3. Valorar muy bien el esfuerzo / beneficio de cualquier mejora tecnológica. Ir añadiendo según necesidad, poco a poco
4. Chequear conexión, video y audio. Buean luz de frente y detrás (crear clima cálido).

Los 5 momentos del líder tiene plena vigencia en el entorno online: son las 5 cosas que el líder debe hacer bien. Eso sí, hay que customizarlos: Gestión del cambio (incluye la creación de hábitos excelentes en equipo), conversaciones de alto rendimiento, reuniones eficaces, gestión de conflictos y gestión del tiempo (mejor que toma de decisiones).

La relación entre principios agile y coaching de equipos

Ideales para combinar con estos principios fundacionales del equipo online pro

Explicado aquí: https://universos.es/principios-del-agile-y-del-coaching-para-equipos-virtuales/

1. «Procesos y herramientas útiles y puestos al servicio de los individuos y sus interacciones.»

2. «Poner procesos en funcionamiento por encima de crear documentación.»

3. “Colaboración con los demás equipos, de la empresa o externos, por encima de procedimientos rígidos y con un objetivo común”(un poquito largo 😊)

4. “Marcos del proceso e hitos claros junto al clima adecuado para extraer toda la creatividad de las personas y del equipo”.

Webinar interesante: cómo tratan la resiliencia en importantes empresas españolas: https://www.youtube.com/watch?v=frlPkEvdhyM